In 11 Schritten zum passenden Messekonzept

In Zeiten, in denen das Marken- und Employer-Branding immer mehr an Bedeutung gewinnen, sind gelungene Messeauftritte wichtiger denn je. Doch was für jedes noch so kleine Projekt gilt, trifft auf Messepräsenzen umso mehr zu: kein Erfolg ohne ein durchdachtes Konzept. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in 11 Schritten zum passenden Messekonzept kommen – damit Ihr Messeauftritt von A bis Z ein voller Erfolg wird.

• Schritt 1: das Ziel des Messauftritts bestimmen
• Schritt 2: die Zielgruppe analysieren
• Schritt 3: die passende Messe auswählen
• Schritt 4: das Budget festlegen und die Kosten schätzen
• Schritt 5: den richtigen Standort für den Messestand auswählen
• Schritt 6: Standgrösse und -layout bestimmen
• Schritt 7: Kernbotschaft wählen und richtig kommunizieren
• Schritt 8: Produkte und Dienstleistungen präsentieren
• Schritt 9: Unvergessliche Erlebnisse kreieren
• Schritt 10: Personal schulen
• Schritt 11: den Messeauftritt nachbereiten
• Unsere Messekonzept-Checkliste: in 11 Schritten zum Erfolg

Bevor es an das Konzept für eine Messe geht, gilt es zunächst, die Ziele der Messebeteiligung zu bestimmen. Denn: Eine klare Zielsetzung ist die Grundlage für eine passende Messekonzeption und die anschliessende Erfolgsmessung.

Die allgemeinen Ziele leiten sich in der Regel aus der übergreifenden Marketing- und Public-Relations-Strategie Ihres Unternehmens ab.

Überlegen Sie sich dafür, welche Ihrer Marketingziele im Kontext von Messebeteiligungen im Fokus stehen sollen. Das kann beispielsweise sein:

• Sichtbarkeit: Bekanntheit des Unternehmens steigern
• Reputation: Image stärken
• Branding: ein bestimmtes positives Bild des Unternehmens und dessen Werte (z. B. Nachhaltigkeit) vermitteln
• Positionierung: in einem neuen Markt Fuss fassen
• Launch & Präsentation: Vorstellung und Demonstration neuer Projekte, Produkte oder Dienstleistungen (= häufig der Hauptgrund für einen Messeauftritt)
• Testing: Testen eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung
• Networking: Geschäftskontakte knüpfen und pflegen sowie Informationen über den Markt gewinnen

Fragen Sie sich: «Was sind unsere Kommunikationsziele?» Oder allenfalls auch: «Was sind unsere Vertriebsziele?» Daraufhin folgt die alles entscheidende Frage: «Wie helfen uns die Messeauftritte, die Kommunikations- und/oder Vertriebsziele zu erreichen?»

Je nachdem kann es sein, dass die Messeziele miteinander konkurrenzieren. Und selbst wenn nicht: Es ist nicht sinnvoll, zu vieles gleichzeitig zu versuchen. Um die verfügbaren Ressourcen effizient zu nutzen, sollten Sie sich deshalb auf maximal 1–3 Ziele konzentrieren.

Definieren Sie auch, ob die Ziele qualitativer oder quantitativer Natur sind. Also wie wollen Sie den Erfolg im Nachgang messen?

Tipp: Überlegen Sie sich kernige Messeziele, die sich das Standpersonal gut merken kann. Zum Beispiel: «Pro Tag macht jeder fünf konkrete Vereinbarungen mit Messebesuchenden ab (die dann im Nachgang weiterverarbeitet werden).»

Wir helfen Ihnen, die Ziele für Ihren nächsten Messeauftritt zu definieren – und schliesslich auch zu erreichen. Vereinbaren Sie einen Termin in unserem Showcenter.

Ein entscheidender Teil der Zielsetzung ist, wie so oft: die Zielgruppe. Dazu müssen Sie zunächst wissen, wer ganz allgemein Ihre Hauptzielgruppe ist. Wiederum ist Ihre Marketingstrategie der Grundstein für die Zielgruppenanalyse und das entsprechende Messekonzept.

Als Nächstes folgt die Frage: «An welchen Messen ist diese Hauptzielgruppe zu finden?» Und: «Welchen Teil der Zielgruppe können wir konkret an dieser oder jener Messe abholen?»

Ist die konkrete Zielgruppe der Messepräsenz definiert, können das Messestand-Design und die Kommunikation entsprechend angepasst werden.

Hilfreich dabei: Neuromarketing-Methoden. Also die Frage: «Was ist der emotionale Kern und die Motivation unserer Zielgruppe?»

Sprechen Sie beispielsweise vor allem junge, abenteuerlustige Personen an, sollte Ihr Messestand-Design ausgefallen und aufregend wirken. Auch interaktive Elemente, Spiele und Wettbewerbe sind sinnvoll – denn so wird Ihre Zielgruppe aktiviert und Sie kreieren ein Erlebnis, das in Erinnerung bleibt.

Denn letztlich ist dies das Hauptziel: Sie wollen Ihre Hauptzielgruppe emotional ansprechen, abholen und ihr positiv in Erinnerung bleiben.

Nun wissen Sie, welche Ziele und welche Personen Sie mit Ihrem Messekonzept erreichen wollen. Stellt sich die Frage: «Welche Art von Messe ist dafür am besten geeignet?»

Eher eine offene Messe oder doch eine Fachmesse? Ist Ihr Fokus regional, oder soll es doch lieber eine internationale Messe sein?

Vertreten Sie beispielsweise eine Automarke und möchten Endkonsumenten erreichen (B2C), sind offene Messen gut geeignet. Sind Sie allerdings im B2B-Geschäft tätig, zum Beispiel Hersteller von Praxiseinrichtungen für Zahnärzte, bieten sich logischerweise Fachmessen für Zahnärzte an.

In der Schweiz gibt es eine grosse Auswahl an Messen. Wenn es nun ans Auswählen der passenden Messe(n) geht, können Sie im Vorfeld zweierlei Analysen durchführen:

1. Besucheranalyse: Sehen Sie sich die Besucherdaten der letzten Austragung(en) der jeweiligen Messe an (falls verfügbar). Stimmen die «typischen» Besuchenden dieser Messe mit Ihrer Zielgruppe überein?
2. Wettbewerbsanalyse: Was macht Ihre Konkurrenz? Auf welchen Messen ist sie vertreten? Könnten diese für Sie ebenfalls interessant sein?

Tipp: Oft können Sie Ihr Unternehmen durch alternative Auftrittsmöglichkeiten noch besser ins Scheinwerferlicht rücken – und sich so von der Konkurrenz abheben. Wie wäre es beispielsweise mit einer eigenen Roadshow, dort, wo Ihre Kunden sind? Das kann bei einem Golfturnier, einem klassischen Konzert oder einer Gartenschau sein – um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

Gerne beraten wir Sie bei der Wahl von geeigneten Messen oder alternativen Veranstaltungsorten und geben Ihnen weitere hilfreiche Tipps rund um Ihr Messekonzept an die Hand. Kontaktieren Sie uns oder kommen Sie gleich persönlich in unserem Showcenter vorbei.

Kein Unternehmen hat unbegrenzte Ressourcen zur Verfügung. Deshalb stellt sich zwangsläufig die Frage nach dem Budget und den zu erwartenden Kosten.

Konkret heisst das: «Wie viel wird/muss die Messeteilnahme mindestens kosten, damit die formulierten Ziele mit hoher Wahrscheinlichkeit erreicht werden?»

Folgende Kosten sollten Sie einkalkulieren:

Kosten für die eigentliche Messepräsenz

Diese Kosten setzen sich zusammen aus einem Grundpreis, einem Preis abhängig von der Ausstellungsfläche sowie allenfalls einem Aufschlag für eine besonders gute Lage des Messestands.

Hinzuzurechnen sind Kosten für Medienanschlüsse, die Nutzung des Informationssystems, allfällige Einfuhrbewilligungen für die Anlieferung sowie Reinigung und Entsorgung. Optional kann je nach Messe noch eine Gebühr für den Eintrag in den Ausstellerkatalog der Messe anfallen.

Betriebskosten

Hierunter fallen Kosten für Strom, Beleuchtung und Medien, aber auch die Anreise, den Transport, die Verpflegung sowie allfällige Unterbringung der Mitarbeitenden.

Marketingkosten

Diese variieren stark, je nachdem, wie individuell der Messestand gestaltet werden soll.

Wird das Mobiliar gemietet oder gekauft? Existieren vielleicht sogar schon Messestand-Elemente, die wiederverwendet werden können? Sollen bestimmte Elemente (beispielsweise Spiele) erst noch konzipiert und programmiert werden?

Und wie sieht es mit der Vermarktung im Vorfeld sowie der Nachbereitung aus? Machen Sie alles selbst (> Personalzeit und -kosten einplanen) oder beauftragen Sie allenfalls eine Agentur damit (> effektive Kosten einplanen)?

Dies sind nur einige Bausteine, die Sie bei der Budgeterstellung und Planung der Kosten für Ihren Messeauftritt miteinberechnen sollten.

Wenn Sie sich für EXPOFORMER als Ihren Messe-Partner entscheiden, erstellen wir Ihnen selbstverständlich einen Kostenvoranschlag und Budgetplan, damit Sie genau wissen, welche Kosten auf Sie zukommen. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf – wir beraten Sie gerne.

Je nach Ausgestaltung des Messegeländes haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Arten von Ständen wie Reihenstand, Eckstand oder Kopfstand. Eine Übersicht finden Sie jeweils auf dem Plan des Messestandorts.

Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Anforderungen die Fläche erfüllen muss, damit es vom Design und Layout her für Ihren Messestand gut aufgeht.

Bedenken Sie auch die Laufwege der Messebesucher, die Sichtbarkeit Ihres Stands je nach Lage sowie die Nähe zu wichtigen Anlaufpunkten wie Catering, Ein-/Ausgängen oder auch Toiletten.

Doch natürlich sind die attraktiveren Messestand-Plätze auch teurer. Sie könnten das Pferd also auch von hinten aufspannen und überlegen: «Welche Fläche kann ich mir leisten, und wie gestalte ich den Stand am besten, um das Maximum aus dieser Lage rauszuholen?»

Die nötige Grösse und das passende Layout Ihres Messestandes ergeben sich aus der Kombination Ihrer Ziele, Produkte/Dienstleistungen, allfälligen Programmpunkten und dem verfügbaren Budget. Wenn Sie schon einen bestimmten Standort im Auge (oder gar angemietet) haben, müssen Sie diesen in Ihrem Messestand-Konzept natürlich auch berücksichtigen.

Achten Sie auf eine gute Besucherführung an Ihrem Stand (insbesondere, wenn es verschiedene Elemente zu entdecken gibt, die aufeinander aufbauen) und ausreichend Platz für allfällige Präsentationen, Produktvorführungen oder auch Vier-Augen-Gespräche.

Am besten Sie lassen sich professionell beraten und wenden sich für das Messestand-Design an einen Standbauer Ihrer Wahl. Wir unterstützen Sie gerne.

Die Infrastruktur steht, nun geht es an die Inhalte: Definieren Sie – abgeleitet von Ihren Messezielen – eine klare Botschaft, die Sie den Besuchenden vermitteln möchten.

Diese ist die Grundlage für entsprechende Kommunikationsmittel wie Slogans, Flyer, Plakate, Banner, Präsentationen etc. mit den wichtigsten Infos.

Tipp: Ein guter Richtwert für eine Botschaft, die auf den ersten Blick verständlich ist: die 3-Sekunden-Regel. Diese besagt, dass Sie lediglich 3 Sekunden Zeit haben, um Aufmerksamkeit zu erregen. Dann folgen 30 Sekunden, um die Besuchenden zu fesseln und 3 Minuten, um sie von Ihrem Anliegen/Produkt zu überzeugen.

Messekonzept-Beispiel: Erfahren Sie hier, wie wir die Messekonzeption für unseren Kunden Login umgesetzt haben.

Quasi das Herzstück Ihrer Messekonzeption ist die Frage, wie Sie Ihre Produkte und/oder Dienstleistungen am besten in Szene setzen. Denn dafür gehen Menschen schliesslich auf Messen: Sie wollen Neues und Innovatives entdecken und überrascht werden.

Wecken Sie das Interesse der Messebesucher – mit attraktiven Displays, Produktvorführungen oder -proben sowie Präsentationen.

Nicht vergessen: «Eine Präsentation ohne Demonstration ist nur Konversation.» Lassen Sie die verschiedenen Demonstrationsmöglichkeiten einer Messe also nicht ungenutzt!

Sie haben es sicher schon geahnt (oder am eigenen Leib erfahren): Heutzutage reicht ein hübsch hergerichteter Messestand allein kaum noch aus, um den Besuchenden nachhaltig in Erinnerung zu bleiben. Was zählt, ist der direkte Kontakt, die Interaktion – Erlebnisse.

Planen Sie deshalb Aktivitäten und interaktive Elemente ein, um Besuchende anzulocken und mit ihnen in einen Austausch zu kommen. Das können (Gewinn-) Spiele, Wettbewerbe, Social-Media-Aktionen, Live-Demos, Gastauftritte von bekannten Persönlichkeiten und vieles mehr sein.

Zusätzlich können Sie soziale Netzwerke nutzen, um die Reichweite Ihres Auftritts zu vergrössern und den Kontakt zur «Community» auch über Ihren Messeauftritt hinaus aufrechtzuerhalten.

Konkrete Ideen gefällig? Dann stöbern Sie gern in unserer Ideensammlung. Dort werden Sie bestimmt fündig.

Damit es zu bedeutsamen Kontakten mit den Besuchenden kommt und punkto Kernbotschaft alle an einem Strang ziehen, ist das passende Standpersonal matchentscheidend.

Treffen Sie eine gute Vorauswahl: Wer weiss am besten über die Produkte/Dienstleistungen Bescheid? Wer kann gut auf Menschen zu- und mit ihnen umgehen?

Allfällige Wissenslücken schliessen Sie dann am besten durch gezielte Schulungen.

Klar gibt es Produkte und Präsentationen, die so stark ziehen, dass sie für sich allein sprechen. Aber für die meisten Messeaussteller gilt: 80 Prozent des Messerfolgs hängen von der Motivation und Kontaktfreudigkeit der Stand-Crew ab.

Überlassen Sie einen so wichtigen Punkt also besser nicht dem Zufall – egal, wie stark Ihr Produkt / Ihre Marke bereits ist.

War Ihnen bewusst, dass ein Grossteil der Kontaktzettel einige Wochen nach dem Messeauftritt einfach unbearbeitet archiviert wird? Was für eine verpasste Chance! Lassen Sie sich diese nicht entgehen und planen Sie schon bei der Erstellung Ihres Messekonzepts genügend Zeit für eine saubere Nachbearbeitung ein.

Definieren Sie bereits im Vorfeld, wie Sie während der Messe Kontaktdaten sammeln und diese dann weiterverarbeiten möchten. Bei welcher Art von Kontakten und Leads wollen Sie wann und wie nachfassen? Wollen Sie auch gezielt nach Feedback zum Messeauftritt fragen?

Und: Soll es im Nachgang der Messe Posts auf Social Media geben? Wie kann die Bekanntgabe von allfälligen Wettbewerbsgewinnen aus Marketingsicht maximal genutzt werden?

Dies sind nur einige von vielen Fragen, die Sie sich punkto Nachbereitung stellen können.

Fakt ist: Ihr Messekonzept hört nicht mit Abschluss der Messe auf. Und je durchdachter das Konzept von A bis Z, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Messeziele erreichen oder sogar übertreffen!