Hybride Events: kurzlebiger Trend oder gekommen, um zu bleiben?

Hybride Events sind eine Mischung aus physischen und digitalen Veranstaltungen. Das Spektrum ist breit: Von der fast reinen Präsenzveranstaltung, die “einfach” online gestreamt wird bis zum interaktiven Event mit zahlreichen Berührungspunkten zwischen der digitalen und der analogen Welt ist alles mit dabei. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile- und Nachteile diese Event-Mischform bringt und geben Ihnen Tipps an die Hand, damit Ihre hybride Veranstaltung zum Erfolg wird.

Setzte man früher hauptsächlich auf Veranstaltungen vor Ort, hat die Coronapandemie dazu geführt, dass hybride Events in den letzten Jahren immer populärer wurden. Doch handelt es sich bei diesem Veranstaltungsmix lediglich um eine krisenbedingte Modeerscheinung oder haben hybride Events auch heute und in Zukunft noch eine Daseinsberechtigung? Und falls Letzteres, was gibt es bei der Durchführung zu beachten, damit die gesteckten Ziele auch wirklich erreicht werden?

• Vorteile von hybriden Events
• Hybride Veranstaltungen – Nachteile und Herausforderungen
• Wie kann ich erfolgreich ein hybrides Event gestalten?
• Use Case einer hybriden Event-Kampagne
• Hybride Veranstaltungen – gekommen, um zu bleiben

Insbesondere während der Coronakrise boten hybride Veranstaltungen eine gewisse Planungssicherheit. So war gewährleistet, dass zumindest ein Teil des Events sicher stattfinden kann, und Teilnehmende scheuten sich nicht so sehr, sich anzumelden, da sie sich im Zweifel auch aus der Quarantäne zuschalten konnten.

Der perfekte Kompromiss also zwischen “den Anlass gar nicht erst planen” und “wenn es blöd läuft, in letzter Sekunde alles absagen müssen”. Doch hybride Veranstaltungen sind mehr als nur ein Kompromiss. Sie bieten auch ausserhalb vom Krisenzustand viele Vorteile.

Einer davon ist, dass Sie mithilfe einer hybriden Veranstaltung eine grössere respektive zusätzliche Zielgruppe erreichen – nämlich jene Personen, die aufgrund von geografischen, zeitlichen oder finanziellen Barrieren sonst nicht teilnehmen würden.

Dank der Möglichkeit, sich digital und teilweise zeitlich flexibel dazuzuschalten (oder eben nicht), wird der Anlass für viele attraktiver, die Teilnehmerzahl steigt.

Weiteres Plus: Der digitale Teil eines hybriden Events kann aufgezeichnet und so auch nach der Veranstaltung noch genutzt werden.

Das Thema Nachhaltigkeit gewinnt für viele Menschen und Unternehmen zunehmend an Bedeutung.

Nehmen weniger Personen live vor Ort teil, wird durch die wegfallenden An- und Abreisen einiges an CO₂ gespart (insbesondere, wenn einige Besuchende per Flugzeug anreisen). Und, auch nicht zu verachten: Die Umwelt (und natürlich auch Ihr Buchhalter) freut sich, wenn weniger Broschüren, Flyer, Badges, Giveaways usw. produziert werden müssen.

Ein weiterer Vorteil: Hybride Events eröffnen neue Möglichkeiten, um mit der Zielgruppe zu interagieren. So kann zusätzlich zum traditionellen Austausch und Networking vor Ort auch die Interaktion mit der Online-Community gestärkt werden.

Über interaktive Elemente wie Umfragen, Online-Wettbewerbe, Spiele, Challenges und Hashtags werden auch Teilnehmer, die lediglich virtuell dabei sein können, involviert und im Idealfall (noch stärker) ans Unternehmen / die Organisation gebunden.

Über einen Chat und/oder Q&A-Rubriken kann ausserdem gezielt und in Echtzeit auf die Fragen und Wünsche der Teilnehmenden eingegangen werden.

Besonderer emotionaler Vorteil: Da die Besuchenden selbst wählen können, ob und welche interaktiven digitalen Elemente sie nutzen wollen, werden hybride Events häufig als persönlicher und wertiger empfunden.

Punkto Kosten sind hybride Events besonders für die Teilnehmenden interessant. Nehmen sie nur am virtuellen Part teil, sparen sie (teils erhebliche) Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten.

Aber auch für Sie als Veranstalter setzt ein gewisser Spareffekt ein: Sie brauchen beispielsweise weniger Personal vor Ort (für Auf- und Abbau und die Betreuung der Gäste).

Wenn Sie bisher mehrere Events an verschiedenen Orten oder sogar eine Roadshow durchführten, um ein möglichst breites Publikum zu erreichen, reicht für die gleiche Anzahl Touchpoints jetzt vielleicht eine einzige hybride Veranstaltung – was logischerweise auf allen Ebenen Kosten einspart.

Noch ein Vorteil: Virtuelle Inhalte können stärker und schneller personalisiert werden. Zum Beispiel können Sie für den digitalen Teil mit unterschiedlichen Designs je Zielgruppe arbeiten. So fühlen sich die Teilnehmenden noch stärker angesprochen.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Planung Ihres hybriden Events? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Sie kennen das aus Ihrem Arbeitsalltag: Schon bei reinen Präsenzanlässen ist die Komplexität recht hoch, alle Rädchen müssen reibungslos ineinandergreifen. Kommt noch ein virtueller Teil hinzu, steigt die Komplexität exponentiell.

Denn bei einem hybriden Event treffen viele verschiedene Bereiche aufeinander: von der Konzeption und dem Design über die Planung und Organisation bis hin zur Technik und Umsetzung – und das jeweils vor Ort UND im digitalen Raum! Das bedeutet einen extrem hohen Koordinationsaufwand: Präzise Abstimmung und effiziente Arbeitsabläufe über alle (Teil-) Projekte hinweg sind das A und O.

Um das zu ermöglichen, ist eine ganzheitliche und strategische Sicht notwendig, das viel zitierte “Big Picture”.

Wir helfen Ihnen bei Ihrem hybriden Event, stets den Überblick über das grosse Ganze zu behalten. Kontaktieren Sie uns per Telefon oder Mail.

Bei den Kosten für die Durchführung von Events können Sie mit einem hybriden Konzept Kosten sparen. Doch zur Wahrheit gehört auch, dass die initialen Investitionskosten für die Technik und Konzeption von hybriden Veranstaltungen häufig recht hoch ausfallen.

Ein guter Überblick über Kosten und Nutzen sowie eine klare und smarte Zielsetzung sind also angesagt.

Untersuchungen haben gezeigt, dass Event-Teilnehmende im virtuellen Raum ungleich ungeduldiger sind, was technische und organisatorische Probleme angeht – die Absprungrate ist recht hoch. (Logisch, eine Online-Veranstaltung kann man ja auch viel einfacher verlassen als eine Veranstaltung vor Ort.)

Das bedeutet, dass zusätzlicher Aufwand (und eventuell auch Kosten) anfallen, um einen reibungslosen Ablauf des virtuellen Events zu gewährleisten und die Erwartungen und Bedürfnisse der Online-Teilnehmenden zu erfüllen.

Und damit wären wir auch gleich bei einer der grössten Herausforderungen hybrider Events: die Verbindung der vor Ort anwesenden und virtuell zugeschalteten Gäste.

Die Online-Teilnehmer sollen und wollen sich genauso stark angesprochen und involviert fühlen – ein reiner Stream reicht nur noch in den seltensten Fällen aus. (Denn mal ehrlich: In den letzten zwei, drei Jahren sind wir alle etwas Webinar-müde geworden, oder?)

Es gilt also, eine starke Beziehung zur Online-Community aufzubauen und diese vor, während und nach dem Event zu pflegen. Dabei sollten die Erfahrung und der Mehrwert ähnlich sein wie jene der Gäste vor Ort. Sonst kann es passieren, dass es extrem schwierig wird, das Event im Nachhinein realistisch zu bewerten.

Wie gesagt, können sich Teilnehmende bei einem hybriden Event die Kosten für Anfahrt und Unterkunft am Ort des Präsenzanlasses sparen. So kann es sein, dass letztlich weniger Gäste zum physischen Veranstaltungsteil kommen.

Je nach Art und Ziel des Events kann das verheerend sein, beispielsweise wenn Networking und weitere sekundäre Nutzen traditionelle das Hauptziel der Veranstaltung sind. Deshalb eignet sich nicht jedes Eventformat für ein hybrides Programm.

Ein weiteres wichtiges Thema ist der Bereich Datenschutz und Datenhoheit. Es liegt in der Natur der Sache von vielen Messen und Events, dass originelles Wissen, neue Ideen und Innovationen präsentiert werden. Da will man natürlich sicher sein, dass die Informationen und Daten nicht in falsche Hände geraten oder unrechtmässig weitergegeben werden.

Bei vielen Anbietern fix-fertiger Lösungen werden die Daten allerdings extern gespeichert und es ist nicht ganz klar, wo diese liegen und was damit passiert (oder passieren könnte).

Uns ist es ein Anliegen, dass die Lösungen genau den Bedürfnissen und Datenschutzanforderungen des Veranstalters entsprechen und die Datenhoheit auch stets dort verbleibt.

Wie bereits erwähnt, reicht es heute nicht mehr aus, einen Präsenzanlass einfach live zu streamen – und fertig ist das hybride Event. Vielmehr muss das komplette Konzept neu gedacht werden, sodass sich die zwei Erlebnisse optimal ergänzen.

Ziel ist, die Community um die Hauptzielgruppe aufzubauen und entsprechend zu pflegen und fördern – und das ganz unabhängig davon, ob die einzelnen Veranstaltungen analog, digital oder hybrid stattfinden.

Wie Sie das erreichen? Indem Sie nicht nur Fakten und Informationen vermitteln, sondern Erlebnisse kreieren, die Ihr Publikum auch emotional berühren. Und das ermöglichen Sie wiederum über eine ganzheitliche Kampagne – womit wir wieder beim “Bigger Picture” wären.

Konkret bedeutet das, dass die Zeit vor und nach dem Event fast genauso wichtig ist wie der Anlass selbst – wenn nicht sogar wichtiger.

Bevor es losgeht, sind eine gute Kommunikation und eventuell erste Interaktionen gefragt (z. B. über Social Media). Wer interessiert sich für den Anlass? Wer freut sich so sehr, dass er selbst als Botschafter agiert? Was sind die Erwartungshaltungen?

Eine gut abgestimmte und durchdachte Konzeption der hybriden Veranstaltung führt dann im Idealfall zu einem tollen Erlebnis für die Teilnehmenden – egal, wo sie sich befinden.

Und im Nachgang geht es dann darum, das Momentum zu nutzen und die verschiedenen Touchpoints über längere Zeit aufrechtzuerhalten. Bedeutet: Bei den Teilnehmenden nachfassen und Feedback einholen, PR-Massnahmen ergreifen, um das Event noch einmal Revue passieren zu lassen, Leads verfolgen, die Kundenbindung weiter stärken, Inhalte vom Event auf LinkedIn posten und potenzielle Neuauflagen und/oder Folge-Events in Auge fassen.

Bei einer umfassenden Kampagne wird nicht nur das Event an sich hybrid veranstaltet, sondern auch die Kommunikation und Interaktion über den Messestand respektive die Veranstaltung hinaus.

Dabei machen wir uns zunutze, dass digitale Möglichkeiten dabei helfen, die Aufmerksamkeit länger auf den Anlass und den Brand zu lenken (und idealerweise zu halten).

Das klingt alles schön und gut, aber Sie fragen sich, wie so etwas nun ganz konkret in der Praxis aussehen könnte? Wir geben Ihnen gerne ein Beispiel.

Eine unserer Lösungen ist die Play & Win Kampagne für die HiScore Days, die wir für uns selbst lancieren. Gamification wird als Aufmerksamkeitsmagnet genutzt.

Vor dem Event wird das Game über Online-Kampagnen beworben und die vorher definierten Eventbesucher haben die Möglichkeit, das Spiel schon mal online zu üben. Es gibt auch die Möglichkeit, in unserem Showcenter vorbeizukommen und dort den Highscore zu knacken.

Am sogenannten “Highscore Day” ist dann das grosse Finale. Wer den Rekord knackt, gewinnt einen attraktiven Preis. Um sich bestmöglich vorzubereiten (und aus Anbietersicht wichtig: immer wieder mit dem Unternehmen in Berührung zu kommen), kann man zwischen den verschiedenen Veranstaltungen und dem Finale beliebig oft online üben.

So wird das Zielpublikum schon vor dem Event auf das Unternehmen/Thema aufmerksam und zur Interaktion animiert. Und auch nachher kann man den Teilnehmenden im Gedächtnis bleiben, indem man zum Beispiel ein Siegerfoto auf Social-Media postet.